Online afspraken voor je kapsalon: eigen planner of een platform?

Een klant die 's avonds op de bank bedenkt dat ze naar de kapper wil, kan je niet bellen: je bent dicht. Kan ze online boeken, dan staat de afspraak er binnen een minuut. Kan dat niet, dan onthoudt ze het misschien morgen nog. Of ze boekt bij een salon waar het wel kan.

Online afspraken regel je op twee manieren: via een boekingsplatform, of met een eigen planner op je website. Allebei kunnen ze goed werken. Welke past, hangt af van waar je nu staat.

Twee routes naast elkaar

	Boekingsplatform	Eigen planner op je website
Starten	Snel, na het aanmaken van een account	Na de bouw van je website
Kosten	Vaak een abonnement, kosten per boeking of allebei	Onderdeel van je website
Uitstraling	Jouw profiel binnen het platform	Jouw eigen site en stijl
Klantgegevens	Staan bij het platform	Staan bij jou
Nieuwe klanten	Soms via het platform zelf	Via Google en je eigen kanalen

Die kosten verschillen per platform. Reken het uit met jouw aantal afspraken per maand, niet met het voorbeeld op hun prijspagina.

Wanneer een platform slim is

• Je begint net en wilt deze week al online boekingen.
• Je hebt geen website en wilt die voorlopig ook niet.
• Je wilt gevonden worden door mensen die op het platform zelf naar een kapper zoeken.

Let wel op wat je tekent. Vraag na of je je klantenbestand kunt meenemen als je stopt, en of het platform andere salons naast jouw profiel laat zien.

Wanneer een eigen planner slim is

• Je hebt vaste klanten die je naam kennen en je website opzoeken.
• Je wilt dat de klant bij jou boekt, in jouw stijl, zonder afleiding.
• Je wilt je klantgegevens zelf beheren.
• Je wilt dat Google je eigen website ziet als de plek om te boeken.

Het laatste punt wordt vaak vergeten. Zoekt iemand op je salonnaam, dan wil je dat je eigen site bovenaan staat, met een knop om te boeken. Niet een profiel op een platform waar jij geen invloed op hebt.

Of allebei

Het hoeft geen keuze voor altijd te zijn. Je kunt een platform houden voor nieuwe klanten en daarnaast een planner op je eigen site zetten voor je vaste klanten. Let dan op één ding: het moet één agenda blijven. Twee agenda's naast elkaar betekent vroeg of laat een dubbele boeking, en die wil je niet uitleggen aan een klant die al in de stoel zit.

Wat een goede planner moet kunnen

Welke route je ook kiest, dit zijn de zeven dingen die tellen:

1. Behandeling kiezen met duur en prijs. Een knipbeurt en een kleuring vragen een ander tijdvak. De planner moet dat weten.
2. Kiezen bij wie. Veel klanten hebben een vaste kapper. Laat ze die kiezen, of "maakt niet uit".
3. Alleen echte vrije tijden tonen. Geen tijden die al bezet zijn of vallen in je pauze.
4. Direct een bevestiging, en een herinnering vooraf. Een herinnering een dag van tevoren voorkomt vergeten afspraken.
5. Zelf verzetten of annuleren. Tot een moment dat jij bepaalt, zodat je het gat nog kunt vullen.
6. Een aanbetaling als je dat wilt. Handig bij lange behandelingen of als no-shows je veel kosten.
7. Werken met één duim. De meeste klanten boeken op hun telefoon. Grote knoppen, weinig stappen.

Voorbeeld

Wat je regelt voordat je online gaat

Een planner is zo goed als de regels die je erin zet. Neem een avond om deze vijf dingen op papier te zetten, voordat je iets instelt:

• De duur per behandeling. Hoe lang duurt knippen, kleuren, een föhnbeurt? Reken de tijd voor het opruimen mee.
• Je pauzes en vaste vrije momenten. Wat niet in de agenda staat, kan geboekt worden.
• Wie wat doet. Kan iedereen in je team elke behandeling, of kleurt maar één persoon?
• Je annuleringsregel. Tot wanneer kan een klant kosteloos verzetten? Zet het in de bevestiging, zodat er later geen discussie is.
• Hoe ver vooruit. Mogen klanten drie maanden vooruit boeken, of alleen de komende weken?

De telefoon blijft

Een online planner vervangt je telefoon niet. Er blijven klanten die liever bellen, en dat is prima. Het verschil is dat je die telefoontjes niet meer tussen twee klanten door hoeft aan te nemen. Wie belt, kan ook tijdens je werk een voicemail inspreken; wie typt, boekt meteen.

Zet op je website en in je Google Bedrijfsprofiel dus allebei: een knop om te boeken en je telefoonnummer. Op de telefoon van je klant is de knop om te boeken het belangrijkst, dus die staat bovenaan.

Probeer het zelf

Op onze voorbeeldsite voor kappers staat een werkende afspraakplanner die je kunt uitproberen, van behandeling kiezen tot bevestigen. Wil je zien hoe dat eruitziet op een complete kapperssite, zet dan je eigen salonnaam op de voorbeeldsite voor kappers. Dat is een voorbeeld met een verzonnen salon, maar je kunt alles uitproberen.

Wat een kapperssite met planner kost

Bij ons kost een kapperssite met online afspraakplanner vanaf €2.295 eenmalig, excl. btw. Daarin zitten:

• de online afspraakplanner
• een herinnering vooraf
• je behandelingen met duur en prijs
• je Instagram-feed op de site

Per maand betaal je €129 voor hosting, onderhoud en ons boekingssysteem. Dat systeem draait nu als pilot, voor zaken met één medewerker. Heb je een team, dan koppelen we je huidige agenda, zoals Salonized of Treatwell, en betaal je €79 per maand. Wil je meer, dan kunnen er cadeaubonnen bij die je online verkoopt, via Shopify. Alles over deze site staat op website voor je kapsalon.

Heb je een schoonheidssalon? Daar werkt het net iets anders, met het behandelmenu als hart van de site. Lees meer op website voor je schoonheidssalon.

Ons advies in één zin

Begin je net, start dan met een platform. Heb je vaste klanten en een naam in je dorp of stad, zet de planner dan op je eigen website. Daar bouw je iets op dat van jou blijft.